A necessidade de inovar e ampliar a qualidade dos serviços ofertados para à sociedade piauiense é responsável pela ampliação dos trabalhos de digitalização documental que a Empresa de Gestão de Recursos do Piauí (Emgerpi) iniciou através do Programa Gestão Digital. Mais de três mil documentos da Diretoria de Processos Imobiliários da Emgerpi já foram digitalizados e a meta da direção da empresa é digitalizar todo o acervo documental da Diretoria Administrativa, Financeira e do Contencioso (DAFC), Diretoria de Patrimônio Imobiliário da Emgerpi (DRPI), Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) e do setor jurídico.
O diretor-presidente da Emgerpi, Ricardo Pontes, destaca a importância do projeto. “Nossa ideia é complementar os trabalhos de digitalização que já foram iniciados em maio do ano passado. Para isso, adquirimos novos equipamentos, sendo seis scanners e seis computadores. Esse trabalho contará com o apoio da Agência de Tecnologia da Informação do Estado do Piauí (ATI) até por que estamos trabalhando para que a digitalização dos acervos de todas as diretorias sejam feitas com qualidade e eficiente”, declarou.
Os novos trabalhos de digitalização do acervo documental que a empresa tem será feito por servidores de cada um dos quatro setores da Emgerpi que, a partir de agora, também contarão com seus banco de dados na versão virtual. Sobre o plano de modernizar a gestão, o diretor administrativo, financeiro e do contencioso, José Dutra Filho, falou que é evidente que é preciso acompanhar os avanços da tecnologia e digitalizar esses arquivos é uma necessidade, até para uma maior segurança na hora de armazenar e preservá-los.
“Essa ação de digitalizar o grande acervo documental da Emgerpi vem somar diante dos trabalhos de modernização que a empresa busca implantar. Uma vez digitalizados, esses documentos fará com nosso trabalho aconteça de forma mais ágil e também por que irá reduzir custos com papeis, impressões e com a manutenção dos espaços físicos onde os acervos de cada uma das cinco diretorias ficam armazenados”, falou o diretor de Gestão Contábil, Walter Setúbal.
Para a assessora especial da Contabilidade da Emgerpi, Kenia Ciríaco, a ação de digitalizar os arquivos da Emgerpi vai melhorar os trabalhos da equipe da contabilidade e das demais diretorias da empresa em geral. “Se você tem um arquivo digitalizado fica mais fácil para o funcionário fazer a busca destes documentos, seja quando eles forem solicitados por outro funcionário da Emgerpi ou por órgãos que, por ventura, necessitarem ter acesso a esse banco de dados”, descreve.
“O trabalho de digitalização do nosso acervo pessoal será importantíssimo, visto que é uma forma de preservar os registros do quadro de empregados da Emgerpi. Este trabalho será extremamente útil, pois facilitará a preservação desses arquivos, cujas informações são importantes para os funcionários e para a própria empresa durante muito tempo, mesmo após o desligamento destes funcionários”, acrescenta a diretora de Gestão de Pessoas (DGP), Maria do Carmo Araújo.
“Esse sistema digital será muito importante e eficiente para os funcionários da empresa, até porque através da digitalização todos os documentos ficarão salvos via online, sendo que um dos grandes benefícios disso será que através dessa digitalização documental o servidor poderá, mediante autorização, acessar os dados de onde ele estiver com internet”, pontuou o técnico de informática da Emgerpi, Eduardo Victor.
Fonte: CCom